Notice of Dismissal for Theft – Sample Template in Filipino / Tagalog

Notice of dismissal issued to employee subject of administrative investigation is the final step in the compliance with procedural due process required for termination of employee.

The sample template in this post is part of a series showing how disciplinary action is done for employees who committed theft. This version of fictional offense is written in Filipino/Tagalog to match the level of comprehension of employees who are not very familiar with the English language.

The presentation in Filipino/Tagalog is to emphasize that due process is primordial in employee discipline. Part of being fair is to make sure that the employee understands what he is being charged of.

In the previous posts, the NTE for Theft with Preventive Suspension was made as the initial step. Then a Notice of Hearing/Conference followed.

Finally, this Notice of Dismissal in the assumption that the fictional employee being charged is guilty of the offense.

The legal principles applied in this scenario are available in the book Guide to Valid Dismissal of Employees Second Edition)

To:                  MAGNO N. AKOWKA

From:             HR

Date:              February 28, 2019

Subject:        Notice of Dismissal

Ito ay hinggil sa kasong iyong kinakaharap na may kinalaman sa pagkuha ng kable ng kuryente mula sa bodega ng kompanya.

Napag-alaman na noong January _____, 2019, ikaw ay nakita sa CCTV na pumasok sa bodega na may dalang knapsack na tila walang laman. Paglabas mo makikita na ang nasabing knapsack bag ay nakabukol at mukhang puno na parang mayroon ng laman.

Makikita rin na hindi ka dumaan sa harapang gate na kung saan may guwardiya na dala ang nasabing bag. Makikita sa CCTV sa likod ng opisina na may hinagis kang sako patawid ng pader sa may kalsada.

Acquire Mastery of HR and Labor Principles, Doctrines and Jurisprudence; Grab a compendium of HR Bundle by Atty. Villanueva

Noong nag-imbentaryo ng mga kable, napag-alamang may kulang na sampung metro. Noong tinanong ka ng guwardiya kinabukasan kung ano ang sakong itinapon mo sa may kalsada binanggit mo na basura iyon.

Dahil sa nangyari, ikaw ay hiningan ng paliwanag hinggil na dapat isumite sa loob ng limang (5) araw (calendar days) mula nang matanggap ang NTE na nabanggit. Noong February 18, 2019 natanggap ng kompanya ang iyong paliwanag na kung saan ay iyong pinabulaanan ang alegasyon at iginiit na basura lamang ang laman ng sakong iyong itinapon sa bakod ng opisina at hindi mga kable.

Habang nag-iimbestiga, ikaw rin ay isinasa-ilalim sa preventive suspension sa loob ng tatlumpong (30) araw dahil sa ang nasabing pangyayari ay makakapagdulot ng seryoso at klarong panganib sa mga pag-aari ng kompanya.

Noong February 21, 2019 ikaw ay inanyayahan na dumalo sa isang pagdinig (hearing/conference) upang lubos mong maipaliwanag ang iyong panig. Sa nasabing pagdinig, iyong ipinaliwanag na may nakita kang mga basura sa loob ng bodega kung kaya ang mga ito ay iyong inilagay sa sako at itinapon sa bakod upang makuha kapag dumaan ang trak ng basura.

Ikaw ay tinanong sa nasabing pagdinig kung mayroon kang nakaalitan sa loob ng kompanya. Iyong binanggit na walang may galit sa iyo. Muli kang tinanong kung nakaalitan mo ang guwardiya o may mga pagkakataong nagalit o nainis sa iyo ito. Ang sagot mo ay hindi.

Napag-alaman na sinuri ng guwardiyang sa SG Makisig Nama Tikaspa ang sakong itinapon mo at ito ay naglalaman ng kableng nabanggit. Isinulat niya sa logbook ang pangyayari.

Base sa mga ebidensya at testimonya ng testigo malinaw ang iyong kinalaman sa pagkawala ng kable sa bodega. Nakita sa CCTV ang iyong ginawa. Hindi pangkaraniwan na ikaw mismo ang maghakot ng basura mula sa bodega gayung may Janitor naman na gumagawa nito.

Hindi rin pangkaraniwan na basta mo lamang itatapon ang “basura” sa labas ng bakod gayong may lugar na imbakan nito dahil ang kompanya ay sumusunod sa regulasyon hinggil sa “garbage segregation.”

Nung sinuri ang iyong 201 File, makikitang nagkaroon ka na rin ng mga paglabag sa regulasyon ng kompanya gaya ng sumusunod:

1. Warning Notice for AWOL (2 days)
2. Warning Notice for Habitual Tardiness (3x)
3. Non-wearing of proper uniform
4. Warning Notice for discrepancy in actual inventory
5. Suspension for AWOL (3 days)

Kung kaya, mayroong sapat na basehan ang kompanya upang ipataw ang parusang pagkatanggal sa trabaho (termination) ayon sa polisiya nito at Article 297 ng Labor Code.

Pagkatapos ng masusing pag-aaral sa mga ebidensya at iyong paliwanag, ipinapataw ng kompanya ang parusang pagkatanggal sa trabaho. Ikinalulungkot naming ipaalam sa iyo na ikaw ay tanggal na sa trabaho epektibo sa araw na ito dahil sa mga nabanggit na dahilan.

Maari mo nang simulan ang proseso ng iyong Clearance, bayaran ang mga pagkaka-utang, at isauli ang mga kagamitang ipinasa sa iyo. Ito ay para mapabilis ang pag-proseso ng iyong huling sahod at benepisyo (final pay).

Para sa iyong mahigpit na pagsunod.

AYA O. SAKLEFTO
HR Manager

Easily Draft Your HR Forms, Notices and Contracts Soft Copy Version (With Over 150 Sample Templates Editable in Word File). Order Your USB Here!